Open space : définition, vrais avantages et limites qu'on sous-estime

Un open space est un espace de travail ouvert où plusieurs collaborateurs partagent la même pièce, sans cloisons fermées entre les postes. En français, on parle de plateau ouvert, de bureaux ouverts ou de bureaux paysagers. L'idée tient en une phrase, mais ses effets sur la communication, la concentration et l'intimité méritent d'être regardés de près.

Open space : ce que recouvre vraiment le terme

Une définition simple, des équivalents français

Le mot est un anglicisme entré dans l'usage courant : on dit « travailler en open space » ou « un open space de 100 m² ». Le principe consiste à supprimer les cloisons, ou à les réduire à des demi-cloisons, pour regrouper les postes sur un même plateau. Un open space théorique de 100 m² peut ainsi accueillir 25 personnes, là où le même volume découpé en bureaux individuels en logerait bien moins.

D'où vient ce type d'aménagement ?

Les premiers immeubles consacrés aux activités administratives apparaissent à la fin du XIXe et au début du XXe siècle. Le concept de bureau paysager se développe ensuite dans les années 1950, porté par les frères Eberhard et Wolfgang Schnelle. Il est remis au goût du jour à la fin des années 1970, puis revient en Europe dans les années 1980. Les motivations sont autant économiques qu'organisationnelles : la surface attribuée à chaque poste est passée d'environ 25 m² dans les années 1970 à 15 m² dans les années 2010.

Comment fonctionne un plateau ouvert au quotidien

Dans un open space, les équipes sont regroupées par service ou par projet, et les équipements (imprimantes, espaces de rangement, salles de réunion) sont mutualisés. Chacun voit ses collègues, entend les conversations et peut les solliciter sans se déplacer. C'est ce qui accélère les échanges entre services, mais aussi ce qui expose aux interruptions.

Un poste de travail correct y reste indispensable : connexion réseau fiable, chaise ergonomique, écran adapté et lumière naturelle. Plus l'espace est partagé, plus ces détails pèsent sur le confort de chacun.

Avantages : ce que les entreprises y gagnent

• Communication directe : une question se règle en quelques secondes, sans mail ni rendez-vous.
• Réactivité : les informations circulent plus vite entre collègues voisins.
• Cohésion et convivialité : les échanges informels renforcent le travail collaboratif et peuvent nourrir l'innovation.
• Économies de surface et de charges : moins de mètres carrés par poste, des équipements partagés.
• Moins d'isolement : personne n'est enfermé derrière une porte close.

L'arbitrage est donc d'abord financier et organisationnel. Reste à savoir ce que les salariés en paient en retour.

Limites : bruit, promiscuité et concentration

Le coût invisible des interruptions

Le bruit de fond, les conversations téléphoniques et les passages constants fragmentent l'attention. Le manque d'intimité s'ajoute au problème : difficile d'avoir un échange confidentiel, de passer un appel sensible ou simplement de souffler. Une source citée rapporte même une détérioration de la santé jusqu'à 12 mois après une relocalisation en open space. Par ailleurs, trois sondés sur cinq travaillent dans un open space : le sujet concerne donc une majorité de salariés.

Un engrenage à surveiller

Dans un plateau ouvert, chaque gêne en provoque une autre, comme les dents d'un engrenage. Le bruit pousse à mettre un casque, le casque coupe des échanges spontanés qui faisaient l'intérêt du lieu, puis les collègues parlent plus fort pour se faire entendre, et le niveau sonore monte encore. L'espace censé fluidifier la collaboration finit par la freiner. Pour casser cette mécanique, il faut agir sur le point d'entrée : offrir des endroits où s'isoler avant que le casque ne devienne l'unique réponse.

Aménager un open space qui fonctionne

Un équilibre entre espaces collectifs et individuels

Un open space bien pensé repose sur le space planning : répartir les zones selon les usages plutôt que d'aligner des bureaux. On y trouve typiquement :

• des salles de réunion pour les échanges prolongés ;
• des phones box pour les appels et les conversations confidentielles ;
• des espaces individuels ou zones calmes pour se concentrer ;
• des espaces de détente (espaces chill, cafétéria, agora) qui favorisent les rencontres informelles.

Open space, bureaux paysagers, flex office : ne pas confondre

Open space et bureau paysager désignent pour l'essentiel la même chose : un plateau sans cloisons fermées. Le flex office, lui, est un mode d'organisation : les bureaux sont libres, partagés et non attitrés, sans poste fixe. Un flex office se déploie souvent dans un open space, mais un open space peut très bien conserver des postes attribués. Le flex office s'est nettement développé après la crise sanitaire de la Covid-19, avec le télétravail et le travail hybride, qui laissent des postes inoccupés une partie de la semaine.

Un bon open space : les critères à vérifier

Avant de juger un plateau ouvert, on peut se poser quelques questions concrètes : peut-on s'isoler en moins d'une minute ? Existe-t-il assez de salles et de phones box pour la taille de l'équipe ? La lumière naturelle atteint-elle les postes ? Les règles de vie (volume des appels, usage des casques, créneaux calmes) sont-elles claires et partagées ? Les besoins diffèrent aussi selon les profils : un manager a besoin d'échanger, un développeur de se concentrer, une personne sensible au bruit d'un coin plus abrité. L'open space tient ses promesses lorsqu'il laisse le choix entre collectif et calme, et non lorsqu'il impose le premier pour économiser sur le second.